Así es como debería actuar tanto la dirección de una empresa, como el resto de empleados que vayan a sufrir el cambio de un sistema de gestión empresarial como un ERP.
Debemos de partir de la premisa de que no existe un programa de gestión igual que al otro, tanto a nivel de interfaz visual, como a nivel de funcionamiento, uso u operatividad. Por lo tanto, el cambio de un programa a otro, nunca ha de caer en comparaciones odiosas, sobre todo por parte de los usuarios que no han tenido la decisión del cambio, y estos suelen ser los que más pegas ponen a dicho cambio, sin pensar por un momento los beneficios del cambio. Simplemente para ellos, no es un cambio, sino un obstáculo a la comodidad que hasta el momento gozaban. Este grupo, lo ven todo como una vuelta a empezar, volver a aprender lo que ya dominaban, en definitiva un paso atrás, pero curiosamente, no en la empresa, sino para ellos mismos, pensando incluso, hasta de forma egoista y no pensando en la empresa. Esto, evidentemente es un grave error.
Es muy importante, que la dirección de la empresa, además de tomar la descisión de cambio de su actual sistema de gestión, por otro (sea cual sea), y sus razones debe tener (veremos más adelante), también ha de tener la obligación de implicar al resto de la empresa en la transformación. La forma más habitual, debería ser la reunión de todos los participantes del sistema, actuales y futuros, expresando la problemática existente con el actual sistema de gestión, con razones sobradamente justificadas, para sobretodo dar a entender que no se trata de un capricho de renovación sin sentido. En dicha reunión también se ha de exponer la ventajas que puede aportar el nuevo sistema de gestión (previa selección del sistema) en línea con la misión, visión y objetivos de la empresa. Otra de las cosas que se deben comentar en la reunión, es transmitir a los usuarios, la importancia de cada uno de ellos en la formación, dedicación y uso de la nueva herramienta, como principales responsables del éxito de la implantación, y aún más del futuro de la empresa, como piezas necesarias del cambio (personas frente a máquinas). La parte psicológica y emocional por parte de la dirección como transmisora de la información juega un papel muy importante en la comunicación al resto de usuarios para que ellos mismos se vean como pieza fundamental del puzzle.
Las razones del cambio normalmente suelen ser las siguientes:
– Envejecimiento del sistema.
– Desmantenimiento por parte de la empresa usuaria por razones de abandono o costes de mantenimientos.
– Desaparición de la empresas proveedoras o fabricantes del sistema, provocando una situación imposible de continuar con el sistema. Recordemos que no sólo se trata de actualizaciones de mejoras sino también de cambios legistlativos según las leyes de tributación, cambios impositivos, o cambios legales.
– Imposible mantener los costes de adaptación de nuevas funcionalidades por parte de la empresa usuaria.
– Aparición de sistemas con mejoras funcionales o mejoras de usabilidad.
– Nuevos sistemas más adaptables y configurables.
– LLegada de sistemas de gestión equiparables en funcionalidades con menos costes y más flexibles (como por ejemplo opensource)
– Innovación tecnológica.
– Crecimiento de la empresa con nuevos requisitos.
– Recomendación de otras personas ajenas a la empresa pero con opiniones influibles en la misma.
– Incompatibilidades entre la actualización de hardware y el sistema de gestión que lo soporta, y aprovechando el momento se apuesta por el cambio.
– Disputas o diferencias personales con el proveedor o fabricante (por ejemplo mal servicio de asistencia o mantenimiento).
– Errores graves desencadenando en una parada de la cadena de producción de una empresa provocando un malestar y desconfianza por parte la empresa cliente.
– Imputación de la empresa proveedora de costes ocultos en la implantación de un sistema, provocando la ruptura del contrato entre las dos partes.
– Etc …
En resumen, para llevar a cabo un buen resultado del cambio, ha de haber un cambio de mentalidad por cada uno de los integrantes de la empresa, con el objetivo de afrontar la nueva forma de trabajo y dar un voto de confianza a las personas o directivos que han decidido en la selección del programa de gestión.