Desde mi punto de vista, creo que es algo más normal de lo que podemos imaginar. Como ya he mencionado en varias ocasiones, el proceso de selección de un sistema de gestión es algo, laborioso y tedioso, que merece de la paciencia necesaria para la elección del sistema más adecuada para su empresa.
Hace poco tuve la oportunidad de visitar una empresa, que por recomendación externa a la misma, y tras un año de utilización del sistema de gestión recomendado, decidió comentar entre sus recomendaciones, que anteriormente, le habían acosejado el programa que actualmente utiliza, si era posible usar otro sistema, ya que el actual, no es que fuera malo, y no voy a decir nombres, ya que es muy conocido dentro del mundo de los ERP, y no merece descalificación por mi parte, pero éste, era un programa que:
- No utilizaban ni la cuarta parte de lo que el programa ofrecía.
- El proveedor del sistema, les obligaba, como es normal, a pagar una serie de licencias, tanto por uso del sistema, como por usuarios activos.
- Pagos por mantenimientos del programa.
También hay que decir, que no tienen ninguna queja por el soporte del proveedor/fabricante del programa, pero, que tras el uso del programa, es cuando se dieron cuenta, de las necesidades reales o adaptaciones que necesitaba para un uso optimizado, conforme a la operatividad de la empresa (algo muy común en los programas de gestión de empresas, o en cualquier programa de uso diario). Entonces fue cuando se dieron cuenta, de que la adaptación necesaria, era inviable, por los costes que ello conllevaba.
Hasta el momento, no es que estuvieran descontentos del programa, pero entre costes periódicos, por el uso del programa, y los costes de adaptación y mantenimiento de estas adaptaciones, no resultaba rentable la utilización del programa.
Lo peor de todo, no fueron los costes, sino la dificultad por parte del programa, y por parte del fabricante, a migrar la información a otro sistema de gestión, que solucionaba la operatividad de su empresa, aún a pesar de la programación a medida, necesaria para su adaptabilidad, pero que a nivel de costes (licencias, mantenimientos, asistencia, escalabiilidad, recursos de hardware y software asociado, puestos, etc …) son mucho más asequibles, aunque en un principio la inversión sea mayor, pero a corto y medio plazo, la inversión está más que recuperada, y además con un sistema adaptado a sus necesidades.
Algo a tener muy en cuenta, y que se habla muy poco, y no por ello es menos importante, es la dependencia de los proveedores de servicios y sistemas, que por experiencia, he visto que su modelo de negocio se basa, en ello, en la «dependencia». He visto empresas, que por mucho que desean, y con recursos económicos suficientes, se ven en la imposibilidad de deshacerse de su programa actual, y tener que morir en él, sufriendo todo tipo de abusos, ya no sólo monetarios, sino de reglas impuestas a través de contratos de letra pequeña (ilegible). Entiendo que finalmente, el responsable es la empresa cliente, por no leer por completo estos contratos, que lo que hacer realmente es protegerse ante adversidades, y que tampoco se pueden calificar de «mala fe».
Está claro, que existen sistemas de un nivel de calidad y funcionalidad muy completa, pero la pregunta que nos debemos hacer es: «¿Mi empresa realmente necesita matar moscas a cañonazos?». La respuesta, creo que es evidente, y es NO. Cada empresa debe de adquirir o utlizar programas de gestión, que cubran las necesidades básicas de la misma, con la posibilidad de escalabilidad en función de su crecimiento temporal.
En resumen, esta empresa, pasó de disponer de un sistema de gestión privativo, a un sistema Open Source, donde en ambos casos, ninguno de los dos, cumplía a 100% las necesidades de la empresa, pero con el sistema Open Source ya partía de ciertas ventajas que, con el actual no gozaba, como el pago de licencias de programa y por usuario, destinando la inversión, a lo más importante, las necesidades básicas que la empresa necesitaba, para esa operativa diaria, que finalmente, le daría, una mejor consecución de objetivos, rapidez de procesos, interrelación y mejora de seguimiento de sus clientes, evaluación e interpretación en tiempo real de información y situación, toma de decisiones, productividad laboral, gestión comercial y financiera.
Entiendo que, quizá para otra empresa, de mayor volumen, estructura, requerimientos, operativadad, y funcionalidad del día a día, el sistema antiguo hubiera sido la mejor alternativa, pero en este caso no lo era. Por ello, la recomendación, en este caso no es suficiente, y lo mejor sería contratar los servicios de un profesional consultor, para que según la forma de trabajar de la empresa, éste sea quien aconseje la utilización de un sistema u otro, sea de ámbito Open Source o no, teniendo cláramente la ventajas de los aplicativos Open Source que pueden aportar a cualquier tipo de empresa.
Por supuesto, dejo claro, que por ser un sistema Open Source, es sinónimo de GRATIS, sino que se trata de una filosofía, lejos de las aplicaciones PRIVATIVAS, que no por ello, han de dejar de ser las candidatas ideales para un modelo de negocio de un empresa.
Finalmente se ha de valorar todo, desde la implantación, formación, asistencia, mantenimiento, programaciones a media o adaptabilidad – escalabilidad. En empresas como las de hoy en día, no sólo vale con mirar el presente, sino que también hay que mirar al futuro, basándose en la misión, visión y objetivos de la misma, además de tener en cuenta, los posible cambios económicos, culturales, y sociológicos que puedan influir en ese cambio estratégico y planificado de la empresa.
En este caso real, esta empresa, tuvo que afrontar a desgana, pero sin más remedio, dos inversiones, una la inicial con el programa NO ADECUADO, más luego la del programa compatible con su forma de trabajar, causando:
- Cambios en el manejo de un nuevo programa, involucrando a todos los usuarios del sistema.
- Gastos innecesarios, por la elección de un programa no válido o inviable desde un principio.
- Resistencia de usuarios del programa a nuevos cambios. Muchas veces ésto es un problema para la gerencia de la empresa, ya que existen usuarios, que ponen trabas al cambio, en lugar de entender la mejora del cambio, es lo que llamamos, comodidad por parte del usuario.
- Creación de nuevos roles en el sistema, que antes, por falta de funcionalidad, permanecían ajenos al uso del sistema de gestión, y que por necesidad o mejora de tratamiento o introducción de información ahora se ven obligados a la utlización del mismo.
- Etc …
Siempre se ha dicho que los cambios son buenos, pero lo que es evidente, es que esos cambios tienen que ir en la dirección unidireccional de la mejora de los procesos diarios de la empresa frente a lo que ofrece el nuevo sistema de gestión. En caso contrario, hemos vuelto a cometer un error.