Existen diferentes causas por las cuales la implantación de un sistema ERP acabe en un fracaso inminente, unas por culpa del implantador, y otras por parte de la
empresa cliente.
En ambos casos los resultados pueden afectar en diferentes magnitudes al funcionamiento de la empresa cliente, que es la parte que recibirá el golpe más duro.
He econtrado este artículo que considero importante para su lectura, y que copio y pego haciendo referencia a la fuente.
Entonces, ¿cuáles son los 20 errores más comunes en una implementación de ERP?
«No se consigue nada sin esfuerzo, con él se puede conseguir todo.» Ralph Emerson
1. Pensar que la implementación del ERP es rápida, sin esfuerzo y sin gran necesidad de recursos.
Es una expectativa totalmente irrealista. Desafortunadamente, también es muy común.
«El conocimiento es en sí mismo un poder.» Francis Bacon
2. No dar formación y preparación sobre el nuevo ERP, sus funcionalidades y su integración/alteración en la empresa.
Si no deja bien definidos los nuevos procesos, los colaboradores tendrán que ir aprendiéndolos a plazos.
«Quien no puede lo que quiere, que quiera lo que puede.» Leonardo da Vinci
3. No saber bien lo que se quiere, hacer una mala adaptación y/o elección de funcionalidades poco interesantes.
Lleva a una discrepancia entre las necesidades reales de la empresa y la aplicación implementada.
«Nada es más fácil, y por eso más precioso, que ser capaz de decidir.» Napoleón Bonaparte
4. Tomar decisiones sin consultar a la administración, a pesar de ser a ese nivel al que se determina la visión de la empresa.
Además, estas no deben ser comunitarias, sino dejadas solo para quienes toman las decisiones.
«Fallar al planificar es planificar para fallar.» Benjamim Franklin
5. No realizar una planificación cuidada y rigurosa de todas las fases del proceso.
Este es un trabajo que se debe iniciar incluso antes de que llegue el implementador.
«La paciencia no es solo una virtud, da beneficios.» Bryan Forbes
6. No tener paciencia para esperar por los resultados, evaluar como ‘fracaso’ lo que se está desarrollando con normalidad.
Los ERP no son soluciones ‘mágicas’, naturalmente necesitan tiempo para mostrar sus frutos.
«El carruaje del pasado no nos lleva lejos.» Máximo Gorky
7. Intentar recrear procesos antiguos en lugar de renovarlos/mejorarlos a través del nuevo ERP.
Es a la vez una oportunidad que se pierde y una fuente de incertidumbre.
«Los cambios nunca se producen sin inconvenientes, incluso de peor a mejor.» Richard Hooker
8. No tener en cuenta la resistencia a cambio por parte de los colaboradores y las dificultades que surgirán por la conservación de viejos hábitos.
La resistencia a abandonar las hojas de cálculo es un ejemplo paradigmático de este problema.
«Todas las cosas pueden ser extraordinarias si las hacen las personas adecuadas.» Nicholas Sparks
9. No tener a las personas adecuadas en los lugares adecuados, totalmente dedicadas al proceso.
Elija bien a cada uno de los colaboradores del proyecto, después apórteles las condiciones necesarias.
«El gasto más derrochador que se puede hacer es el tiempo.» Teofrasto
10. No definir prioridades, para ejecutar primero lo que es más importante.
Intentar hacer todo de una sola vez es un error común, pero solo lleva a perder tiempo.
«Nunca será posible hacer bastantes pruebas.» Greg LeMond
11. No hacer una batería de pruebas al ERP ni definir una estrategia para su mantenimiento.
Estas pruebas deben ser tan exhaustivas como sea posible y nunca se deben ‘esquivar’.
«La forma de ayudar a los demás es demostrarles que son capaces de pensar.» Hélder Câmara
12. No pedir o contratar ayuda especializada.
No subestime ya ayuda que sus proveedores de software le pueden dar.
«La individualidad está muy por encima de la nacionalidad.» Arthur Schopenhauer
13. No entender la individualidad de la empresa y el carácter único de sus adaptaciones.
No considere el ERP como una simple sustitución de lo anterior o una copia de otra empresa.
«A partir de un detalle se consigue a veces descubrir los grandes principios.» Georges Simenon
14. No conocer la aplicación a fondo ni utilizarla al máximo.
Procure obtener consejos y trucos específicos sobre las funcionalidades que ha instalado.
«Para ganar es necesario gastar.» Erasmo
15. Cortar gastos en exceso, a pesar de conocer el riesgo de que esto provoque enormes gastos adicionales.
Por muy positivo que sea cortar en los costes, tiene que haber una visión a largo plazo.
«Los datos son lo que distinguen al principiante del artista.» George Higgins
16. No entender la importancia de los datos correctos, principalmente al cambiar para un nuevo ERP.
Todos los departamentos deben ser conscientes de la importancia de no corromper los datos.
«Es algo terrible ver y no tener visión.» Helen Keller
17. Ver el negocio solo como está ahora y no cómo podrá estar en el futuro.
Podrá reducir trabajo en el futuro si consigue anticipar algunos procesos en su ERP.
«Debemos reinventarnos para resolver el problema de un cliente.» Merrie Spaeth
18. Presuponer que los clientes entienden problemas potenciales que pueden surgir durante la implementación.
Difícilmente se podrá permitir el lujo de no actuar antes de que sucedan los problemas.
«Quien busca la recuperación completa del pasado busca algo que no puede tener.» Jim Lampley
19. No desactivar lo que era superfluo del sistema antiguo, incluso aunque estas funcionalidades trabajen en contra del nuevo ERP.
Al hacerlo estará avanzando en contra de todo el objetivo de implementar un ERP.
«La ciencia de los proyectos consiste en prever las dificultades de ejecución.» Luc de Clapiers Vauvenargues
20. Pensar que un ERP es un proyecto más de TI y limitarse a entregarlo al equipo que instala software.
¿Le recuerda a algo? Todo está relacionado: consulte el punto número 1.
Esta línea va desde los errores más comunes hasta los menos comunes.
Lo que no significa de los más graves a los más leves. Todos pueden ser potencialmente graves, o no, todo depende de cada caso.
Pero los hemos ordenado desde los que tienen más tendencia a ser verificados a los que tienen menos, la mala noticia es que eso no significa que los últimos del listado sean raros, al contrario, todos son globales.
Por lo tanto, su primer paso es tener en cuenta esta lista. Imprímala, guárdela, tómela muy en serio.
Sobre todo, no cometa el error 21.º: pensar que estos errores nunca podrían suceder en su ERP y en su empresa.
Y cuando tenga el trabajo de seguir todos estos pasos y verificar que la instalación de su ERP ha sido un éxito, cuéntenoslo. Estaremos encantados de hacer una referencia.
Fuente artículo: http://www.phcsoftware.es/portal/e/erp_20_erros.aspx#.U-1txkjXcSw
Miguel Capelão
PHC